TALLER CREAR DOCUMENTOS

TALLER CREAR DOCUMENTOS

Interfaz de usuario de Google Drive

• Programa Integración de Tecnologías a la Docencia
• Universidad de Antioquia

Después de ingresar a Google Drive, se abrirá la interfaz de usuario donde encontrará opciones de descarga, opciones generales de los archivos (crear, guardar y compartir). En la Figura 1, se muestra la página de bienvenida a Google Drive y algunas secciones que se pueden identificar en la misma.

Figura 1. Interfaz de usuario Google Drive.

Buscador

El buscador está habilitado para localizar archivos y colecciones (carpetas) según los criterios ingresados para hacer la búsqueda, ver Figura 2.

Figura 2 Buscador.

Bienvenida y opciones de descarga

Esta opción presenta la bienvenida a Google Drive, en esta sección se encuentra el botón de descarga de Google Drive para computador y dispositivos moviles y las opciones que se tiene para comenzar a probar la herramienta. En la Figura 3, se muestra estas opciones diferenciadas.

Figura 3. Bienvenida y opciones de descarga.

Nota. La ventana de Bienvenida puede cerrarse en cualquier momento, para hacerlo de clic sobre el botón ubicado en la parte superior derecha.

Gestión de archivos

Google Drive ofrece para la gestión de archivos dos espacios de almacenamiento claramente diferenciables: Mi Unidad y Compartido conmigo, ver Figura 4, las cuales se explican a continuación.

Figura 4. Gestión de archivos.

Mi unidad

Al hacer clic sobre Mi unidad, se encuentran los archivos y las carpetas que han sido creadas por el usuario de la cuenta. Se puede acceder a este espacio desde un computador o dispositivo móvil que tenga instalada la aplicación Google Drive para Computador.
Cada vez que se actualice un archivo o una carpeta de Google Drive en Mi unidad, los cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de Google Drive.

Figura 5. Mi unidad.

Como se muestra en la Figura 5, Mi unidad incluye:

• Elementos creados con Google Drive.
• Archivos subidos y sincronizados.
• Carpetas creadas, subidas y sincronizadas.
• Cualquier archivo compartido por otro usuario con el propietario de la cuenta y que haya sido añadido a Mi unidad desde Compartido conmigo o desde Todos los elementos.

Compartido conmigo

En esta sección, se encuentran los archivos y las carpetas que comparte un usuario con el propietario de la cuenta, ver Figura 6.

Figura 6. Compartido conmigo.

Como se indica en la Figura 6, además de tener la visibilidad de los elementos compartidos se puede ver el usuario que lo compartió y la fecha.
Dependiendo de la configuración que haya establecido el dueño del elemento en la opción compartir, usted podrá verlos, descargarlos, editarlos y/o compartirlos con otros usuarios.
En esta sección no se muestran los archivos cuya configuración para compartir sea "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Público". Para visualizar estos elementos, haga clic en la sección Todos los elementos.

Opciones de archivos compartidos

Los elementos que otro usuario comparta con usted solo se sincronizarán si se almacenan en Mi unidad. Para añadir estos elementos de Compartido conmigo a Mi unidad, realice las siguientes acciones:

• Haga clic en la opción Compartido conmigo.
• Seleccione los archivos y/o las carpetas de Google Drive que desea sincronizar en Mi unidad.
• Haga clic en el botón Añadir a Mi unidad.
  
  

  Figura 7. Opciones sección Compartido conmigo.

Cómo se muestra en la Figura 7, además de añadir los archivos que fueron compartidos con usted, puede realizar, entre otras, las siguientes acciones:

• Compartir: si el dueño del documento o carpeta le otorgo permisos a usted para compartir con otras personas, usted podrá compartir los archivos.
• Organizar: permite mover el elemento a una carpeta creada previamente.
• Suprimir: con esta opción, elimina definitivamente el archivo de su espacio. Si el elemento fue compartido por otro usuario, este quedará en el espacio de almacenamiento donde fue creado.
• Vista previa: se usa para tener una visualización del archivo. En caso de no poderse visualizar, por la extensión del archivo, solo muestra información general de este.

¿Cómo crear archivos?

El botón Crear permite generar diferentes tipos de documento en línea bajo la autoría del usuario que lo creo. Al hacer clic sobre cualquiera de las opciones del menú que se despliega del botón Crear, se produce un elemento de ese tipo. Ver Figura 8.

Figura 8 Botón Crear.

Categorías que pueden tener los documentos

Los documentos de Google Drive se pueden categorizar según su propietario, si es destacado o no, o si ha sido eliminado. Los botones de la lista a continuación se encuentran en el área de menús y permiten visualizar los documentos según la categoría.

• Destacados: cuando se han creado documentos en Google Drive, al lado izquierdo del ícono de cada documento hay un espacio en forma de estrella. Si se hace clic en la estrella, se da al documento la categoría de Destacado. Cuando se hace clic en el botón Destacados se muestran en el área de visualización de documentos sólo los documentos bajo esta categoría. Esta opción puede ser utilizada para localizar facilmente documentos que sean de mayor importancia.
  
• Soy el propietario: los documentos creados o cargados por el usuario son de su propiedad. Al hacer clic en este botón, se muestran sólo aquellos documentos que sean de su propiedad.
• Todos los elementos: al hacer clic en este botón, se muestran, en el área de visualización de documentos, las colecciones y los documentos que son de la propiedad del usuario y los que han sido compartidos por otros usuarios con él, incluso, aquellos que han sido cargados, pero cuyo formato no tiene un correspondiente formato de Google Drive.
  
• Papelera: aquí llegan los documentos que son eliminados; estos elementos permanecen allí hasta que son restaurados o eliminados definitivamente.
• Mi Unidad: es una carpeta donde se guardan todas las colecciones (carpetas) de la propiedad del usuario, permite navegar de manera similar a como se hace en el administrador de archivos del computador, a través de los archivos en Google Drive.
  
• Compartidas conmigo: es la carpeta con las colecciones que otros usuarios de Google Drive nos han compartido.
  

Visualización de la lista de documentos

Al lado superior derecho de la pantalla se encuentran otros botones, estos ofrecen opciones de presentación del contenido del área de visualización de documentos, personalización de los ajustes y ayudas de Google Drive.

• Ordenar: este botón permite escoger una manera de mostrar los documentos, ya sea ordenado por fechas, autoría, título, entre otros.
  
  
  

  Figura 9 Ordenar.
• Configuración permite seleccionar entre tres niveles de compactación de los archivos en el área de visualización de documentos, de acuerdo con la necesidad. Un botón de configuración para seleccionar detalles de su cuenta, y una Ayuda, donde se encuentra información respecto a Google Drive.
  

¿Cómo subir archivos?

Con Google Drive usted puede subir a la web los archivos que se encuentren alojados en un medio de almacenamiento (disco duro del computador, usb, entre otros) para tenerlos disponibles y/o compartirlos con otras personas. Para subirlos, haga clic sobre el botón Subir, elija la opción Archivos, automáticamente se abrirá la ventana para cargar archivos, ver Figura 10.

Figura 10. Subir archivos.

Al hacer clic en esta opción, se abrirá la ventana del explorador de su computadora para buscar los archivos.

Figura 11. Elegir archivo para subir.

Luego de buscar y elegir el archivo o los archivos que desea subir, haga clic sobre el botón Abrir, ver Figura 11. Posteriormente, se abrirá, en la parte inferior del navegador, la ventana que muestra el proceso de carga de archivos al espacio asignado en Google Drive, ver Figura 12.

Figura 12. Proceso de subida de archivos.

En la ventana de proceso de carga de archivos se pueden ver las siguientes opciones:

• Proceso de subida: muestra el estado en que se encuentra la carga de cada archivo.
• Cancelar: sirve para descartar la carga del archivo.
• Cancelar todo: permite cancelar el proceso de subida de archivos.
• Configuración: permite convertir los archivos subidos a otros formatos, ver Figura 13, como lo son: archivo PDF, imagen, convertir a los formatos de Google Drive para que puedan ser editados posteriormente en este, entre otros y permite también configurar para que cada que se suba un archivo se realice o no automáticamente la conversión de archivos.
  
  

  Figura 13. Configuración de la subida de archivos.

Al terminar de subir los archivos, todos los archivos quedan con el estado Subido y aparecerá la opción de compartir, ver Figura 14.

Figura 14. Archivo subido.

En el espacio de almacenamiento en la nube, aparecerán los archivos subidos, ver Figura 15.

Figura 15. Archivos subidos.

¿Cómo compartir archivos?

Para compartir uno o más archivos, ubique el archivo que desea compartir, seleccióne la casilla que se encuentra al lado izquierdo de éste, ver Figura 16.

Figura 16. Compartir archivos.

Después de elegir los archivos a compartir, haga clic sobre el botón Compartir, automáticamente se abre una ventana que permite la Configuración para compartir, ver Figura 17.

Figura 17. Configuración para compartir.

La primera opción Quien tiene acceso permite establecer las opciones de visibilidad del archivo, para cambiar estas opciones, se debe hacer clic en el enlace cambiar y allí elegir la forma cómo se accederá al archivo. En la Figura 18 se muestra los tipos de accesos que se pueden dar a los archivos, estos son:

Figura 18. Opciones de visibilidad.

• Público en la Web: cualquier usuario de la web puede ver el archivo sin necesidad de iniciar sesión en Google Drive.
• Cualquier usuario que recibe el enlace: solo podrán acceder los usuarios que tengan el enlace al archivo.
• Privado: solo pueden acceder las personas a las que se les haya dado el permiso, siendo necesario iniciar sesión en Google Drive para poder verlo.

La ventana para compartir el archivo también muestra el propietario del archivo y las personas a las cuales se les ha asignado algún tipo de privilegio o uso del archivo.
La opción Añadir a personas, permite agregar un usuario con el que se quiera compartir el archivo. Esto lo puede realizar por medio del correo electrónico del contacto, o si el usuario hace parte de los contactos de su cuenta de correo de Gmail permite elegirlo de esa lista como se indica en la Figura 19.

Figura 19. Elegir contactos para compartir.

Igualmente, en la Figura 19, se muestra la lista donde se presenta el tipo de permiso que le quiere dar al usuario con quien se comparte el archivo. Si solo puede verlo o también editarlo, también puede añadir un mensaje que llegará al correo electrónico de este usuario junto con la invitación del archivo compartido por usted.